RÔLES ET FONCTION DES CONSEILS D'ADMINISTRATION

Définir le C.A.

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« Les conseils d’administration ne fonctionnent pas tous exactement de la même manière mais, de façon générale, le conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance enregistré a les responsabilités suivantes :​

• S’assurer que l’organisme respecte et réalise la mission qu’il s’est donnée. (La mission est décrite dans les « lettres patentes » ou les « statuts constitutifs » de l’organisme. La mission doit également être inscrite dans les documents que l’organisme a transmis au gouvernement lors de sa demande d’enregistrement). ​

• S’assurer que l’organisme respecte les lois qui lui sont applicables (impôts, santé et sécurité, garderies, environnement, etc.). ​

• Gérer les affaires financières de l’organisme (budgets, dépenses, etc.) ​

• S’assurer de l’entretien des propriétés et des biens de l’organisme. ​

• Embaucher des cadres supérieurs compétents. ​

• Créer des règles pour déterminer la manière dont seront traitées les questions importantes (par exemple, des règles pour assurer la confidentialité de certaines informations). ​

• Conserver tous les registres requis par la loi, comme le registre des copies de reçus officiels pour les dons versés à l’organisme. ​

• Informer les membres des affaires de l’organisme. »

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Les rôles du C.A.

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« Le conseil d’administration supervise les opérations de l’organisme alors que les membres, s’il y en a, participent à certaines décisions importantes qui affectent l’organisme tout entier. Plus précisément, les membres ont le droit de participer aux décisions qui changent la mission ou les règles de fonctionnement de l’organisme (comme par exemple les règles établies pour choisir les administrateurs) et aux décisions qui visent à mettre fin à l’existence de l’organisme.   »

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Administrateurs/trices

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« Certains organismes rédigent des descriptions de tâches très précises pour leurs administrateurs tandis que d’autres ne font que discuter de façon informelle de ce que l’on attend d’eux. ​

• Néanmoins, la loi a créé des responsabilités individuelles que tous les administrateurs doivent remplir. Ces responsabilités s’appliquent même si l’organisme emploie des personnes pour s’occuper de ses opérations quotidiennes. ​

• 1. Les administrateurs doivent gérer les affaires de l’organisme avec soin et précaution. Cela veut dire qu’ils doivent demeurer attentifs, assister aux réunions, embaucher des personnes compétentes, s’efforcer à exercer un bon jugement et prendre des mesures raisonnables pour gérer les risques auxquels l’organisme peut faire face. ​

• Les administrateurs n’ont pas à être des experts, à moins qu’ils aient été choisis à cause de leur expertise dans un domaine particulier. Dans ce dernier cas, ils doivent s’assurer que l’organisme bénéficie autant que possible de leur expertise. Si les administrateurs sont confrontés à des situations qui dépassent leurs connaissances, ils doivent chercher de l’aide externe auprès d’experts. ​

• 2. Les administrateurs doivent mettre leurs intérêts personnels de côté lorsqu’ils prennent des décisions. Par exemple, les administrateurs ne peuvent utiliser leur position afin de procurer un emploi aux membres de leur famille ou afin d’obtenir une occasion d’affaires avec une compagnie dont ils sont propriétaires. C’est ce que l’on appelle la règle des « conflits d’intérêts ».  ​

• 3. Les administrateurs doivent s’assurer que l’organisme respecte toutes les lois applicables aux activités qu’il exerce. Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent toujours respecter les lois fiscales, mais certaines autres lois peuvent s’appliquer selon la nature de l’organisme. Ainsi peuvent s’appliquer les lois reliées à l’emploi, à la santé et à la sécurité, à l’environnement, etc.  ​

• 4. Les administrateurs doivent s’assurer que l’organisme respecte toutes les règles internes qu’il a créées pour lui-même. Ces règles peuvent prévoir la façon de convoquer les réunions, le processus de sélection des administrateurs, etc. Certaines de ces règles se retrouvent dans le document appelé « certificat de constitution », mais d’autres documents peuvent également contenir des règles internes particulières. »  

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Conflits d'intérêts:

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• « Un administrateur est en conflit d’intérêts lorsqu’il a la possibilité de favoriser ses intérêts personnels (ou ceux d’autres personnes) plutôt que les intérêts de l’organisme.​

• En effet, comme un administrateur est un représentant de l’organisme, il doit toujours agir dans le meilleur intérêt de celui-ci, sans tenir compte des intérêts des membres, des donateurs, de toute autre personne ou corporation. L’administrateur ne doit pas non plus tenir compte des intérêts de sa famille, de ses amis, de ses créanciers, de son parti politique, etc. »​

• « Attention! Les situations de conflit d’intérêts peuvent parfois être subtiles. Un administrateur prudent devrait donc réagir dès que sa situation soulève des doutes, c’est-à-dire dès qu’il y a une « apparence » de conflit d’intérêts. »

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Références

» Éducaloi. (2020). Organisme sans but lucratif incorporé : Administrateurs et directeur général... qui fait quoi? Récupéré sur Éducaloi: https://educaloi.qc.ca/capsules/organisme-sans-but-lucratif-incorpore-administrateurs-et-directeur-general-qui-fait-quoi/​

» Éducaloi. (2020). Organisme sans but lucratif incorporé : les conflits d’intérêts des administrateurs. Récupéré sur Éducaloi: https://educaloi.qc.ca/capsules/organisme-sans-but-lucratif-incorpore-les-conflits-dinterets-des-administrateurs/​

» Éducaloi. (2020). Responsabilités des administrateurs : organismes de bienfaisance enregistrés incorporés. Récupéré sur Éducaloi: https://educaloi.qc.ca/capsules/responsabilites-des-administrateurs-organismes-de-bienfaisance-enregistres-incorpores/

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